Plano de comunicação
Documento que define quem precisa receber qual informação do projeto, em que formato, com que frequência, por qual canal e quem é responsável por enviar.
O que é. O plano de comunicação organiza o fluxo de informação do projeto. Para cada público, ele indica o conteúdo necessário, o formato, a frequência, o canal e o responsável. Muitas vezes é apresentado como uma matriz de comunicação, com uma linha por público.
Na prática do gerente de projetos. Monte o plano a partir do mapa de stakeholders: quem tem mais influência ou é mais afetado precisa de comunicação mais próxima. Pergunte a cada público como prefere ser informado. Revise o plano quando o projeto mudar de fase, porque as necessidades de informação mudam junto.
Erro comum. Planejar a comunicação como envio de relatórios para todos. Informação demais para quem não precisa vira ruído, e quem precisa de conversa individual recebe apenas mais um documento que não lê.
Perguntas frequentes
Como saber se o plano de comunicação está funcionando?
Observe se os stakeholders tomam decisões com a informação recebida, se chegam surpresas a quem deveria saber antes e se as mesmas perguntas se repetem. Pergunte também, de tempos em tempos, se o formato e a frequência atendem às necessidades de cada público.
O plano de comunicação precisa ser formal em projetos pequenos?
Não precisa de documento extenso. Uma tabela simples com públicos, conteúdo, frequência e responsável já resolve. O que não pode faltar é a decisão consciente sobre quem recebe o quê, em vez de improvisar a cada semana.
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