Como ler o planejamento estratégico e achar o lugar do seu projeto

Começo de ano, reunião geral. Na tela, uma pirâmide com a missão no topo, a visão logo abaixo, quatro pilares estratégicos coloridos e uma lista de metas com siglas. O diretor fala por meia hora. Você presta atenção, entende uma parte, anota uma ou duas palavras.

Depois, o arquivo chega por e-mail. Você abre, rola as páginas, fecha. Tem um cronograma atrasado para cuidar e um fornecedor esperando resposta. O planejamento estratégico parece coisa da diretoria, distante das tarefas que enchem a sua semana.

Essa distância é comum, principalmente para quem está começando a gerenciar projetos. Mas ela custa mais do que parece.

Por que vale ler o que parece distante

O planejamento estratégico é o documento em que a empresa diz onde vai colocar dinheiro, pessoas e atenção nos próximos anos. Quase todas as decisões que afetam o seu projeto (aprovação de verba, prioridade de recursos, apoio da diretoria) passam por ele, de forma explícita ou não.

Um GP que não conhece esse documento fica no escuro. Não entende por que o projeto vizinho recebeu mais gente. Não sabe argumentar quando precisa de apoio. É surpreendido quando o projeto perde prioridade. E deixa de fazer as perguntas que o colocariam em conversas mais importantes.

Ler a estratégia não é tarefa de especialista. É um hábito que se aprende com prática e algumas perguntas certas.

Por que o documento parece tão longe

Não é falta de interesse. O planejamento estratégico costuma ser escrito em um nível de abstração que não conversa com o dia a dia de quem executa. Frases como "ser referência em experiência do cliente" ou "crescer de forma sustentável" são amplas de propósito, porque precisam valer para toda a empresa.

Ele também usa uma linguagem própria: pilares, direcionadores, objetivos, iniciativas, metas, indicadores. Cada empresa organiza esses termos de um jeito, e quem não participou da construção precisa decifrar a lógica.

Há o hábito. Para quem veio de uma área técnica, o trabalho sempre foi definido por tarefas e entregas. A estratégia era assunto de outros. Ao assumir os primeiros projetos, esse hábito continua, e o documento segue na pasta. A transição de técnico a gerente de projetos passa também por mudar esse olhar.

E há a falta de tempo. Com a semana tomada pelo operacional, ler um documento sem prazo e sem cobrança fica sempre para depois.

O modo errado de ler

O erro mais comum é ler como se lê um comunicado: do começo ao fim, uma vez, buscando entender tudo. O resultado é cansaço e pouca coisa útil.

Outro erro é ficar preso às frases de missão e visão, que são as menos práticas do documento, e pular as partes de metas, indicadores e iniciativas, que são as mais concretas.

O terceiro é ler sozinho e parar ali. O documento ganha sentido quando é conversado com quem o usa: seu gestor, o sponsor, colegas de outras áreas.

Um roteiro de leitura em cinco passos

Separe uma hora, com o documento e um papel ao lado. Siga esta ordem, que não é a ordem do documento.

Passo 1: vá direto às metas. Procure a seção com números, prazos e indicadores. É ali que a empresa diz o que vai medir. Anote as metas que, de alguma forma, parecem relacionadas à sua área ou ao seu projeto. Se a empresa usa OKRs, procure os resultados-chave.

Passo 2: identifique as grandes escolhas. Em que mercados, produtos ou clientes a empresa diz que vai investir mais? Em quais vai investir menos? Estratégia é escolha, e muitas vezes o que é deixado de lado diz tanto quanto o que é priorizado.

Passo 3: procure as iniciativas. Muitos planejamentos listam os grandes programas ou projetos que vão sustentar cada objetivo. Veja se o seu projeto aparece, se algum projeto parecido aparece, ou se há um programa do qual ele faz parte.

Passo 4: só agora leia a missão, a visão e os pilares. Com as metas e as escolhas em mente, eles ficam mais fáceis de entender, porque você sabe o que significam na prática.

Passo 5: escreva uma frase. "Meu projeto ajuda a empresa a alcançar ______, porque ______." Essa frase é o primeiro rascunho do alinhamento do seu projeto. Ela vai ser refinada depois, com ajuda do artigo sobre conectar o projeto à estratégia.

O que fazer com o que você encontrar

Ao terminar a leitura, você vai cair em uma destas situações.

Se o seu projeto aparece explicitamente no documento, ótimo. Anote em qual objetivo ele está e quais metas ele deve ajudar a atingir. Use isso nas conversas com o sponsor e nos relatórios.

Se ele não aparece, mas você consegue ligá-lo a uma meta de forma clara, escreva a frase e leve ao sponsor para confirmar. Talvez o projeto esteja dentro de uma iniciativa maior com outro nome.

Se você não consegue ligar o projeto a nada, não conclua que ele não tem sentido. Projetos também existem por obrigação regulatória, por manutenção necessária ou por demandas da operação. Pergunte ao sponsor qual é o motivo. A resposta vai ensinar muito sobre como a empresa funciona.

Se o documento parece indecifrável, peça ajuda. Seu gestor ou alguém do PMO provavelmente conhece a lógica e pode explicar em quinze minutos o que você levaria horas para entender sozinho.

Perguntas para levar ao seu gestor ou sponsor

Para entender as prioridades:

"Li o planejamento deste ano e fiquei com uma dúvida: das metas da nossa área, quais você considera as mais importantes? Quero entender onde o meu projeto pesa mais."

Para confirmar a ligação do projeto:

"Escrevi que o projeto ajuda na meta de reduzir o prazo de entrega ao cliente. Faz sentido para você, ou ele foi aprovado por outro motivo?"

Para ganhar contexto:

"Vi que a empresa decidiu investir menos na linha de produtos antiga. Isso afeta alguma coisa no nosso projeto que eu deveria acompanhar?"

Sinais de que a leitura está rendendo

Você começa a entender por que certas decisões foram tomadas. Percebe por que um projeto recebeu prioridade e outro não. Consegue explicar o seu projeto para alguém de outra área em termos que ele entende. Nas reuniões com o sponsor, as conversas passam a incluir o porquê, não só o quando.

Se, depois de algumas semanas, nada mudou na forma como você trabalha, talvez a leitura tenha ficado só no papel. Volte à frase do quinto passo e use-a de forma concreta: no próximo status report, na próxima conversa sobre prioridade, no próximo pedido de recurso.

Uma analista que encontrou o próprio projeto

Exemplo ilustrativo (situação fictícia): Bianca tinha acabado de assumir seu primeiro projeto, a digitalização dos contratos de fornecedores em uma indústria de embalagens. Para ela, era um projeto administrativo, sem muita relação com o resto da empresa.

Seguindo o roteiro, foi direto às metas do planejamento. Encontrou uma sobre reduzir o tempo de contratação de fornecedores e outra sobre melhorar a conformidade em auditorias. Nenhuma citava digitalização, mas as duas pareciam ligadas.

Escreveu a frase: "Meu projeto ajuda a empresa a reduzir o tempo de contratação, porque elimina a busca de contratos em papel." Levou ao sponsor, o gerente de suprimentos, Rodrigo. Ele confirmou e acrescentou que a conformidade nas auditorias era o motivo principal, porque a última auditoria havia apontado problemas.

Com isso, Bianca reorganizou a ordem das entregas, priorizando os contratos que mais apareciam nas auditorias. E passou a abrir os relatórios com a meta que o projeto servia.

O que muda quando você entende o mapa

Ler o planejamento estratégico é como receber o mapa de um território em que você já estava andando. Você continua no mesmo lugar, mas passa a saber para onde as estradas vão. É a base da visão estratégica para gerentes de projetos.

Para quem está no começo da carreira, esse hábito faz diferença rápida. Ler o documento com atenção e levar perguntas sobre ele ao sponsor não é o que se espera de quem acabou de assumir o primeiro projeto. Justamente por isso, quem faz costuma ser lembrado como alguém que pensa além da tarefa.

Checklist de leitura do planejamento estratégico

• Encontrei a seção de metas e indicadores.
• Anotei as metas relacionadas à minha área ou ao meu projeto.
• Identifiquei onde a empresa vai investir mais e onde vai investir menos.
• Procurei meu projeto, ou um programa que o inclua, nas iniciativas.
• Escrevi a frase de ligação entre o projeto e uma meta.
• Levei a frase ao sponsor ou ao gestor para confirmar.

Uma hora nesta semana

Abra o último planejamento estratégico que você recebeu, ou peça ao seu gestor se não tiver. Reserve uma hora na agenda desta semana, como se fosse uma reunião, e siga os cinco passos. No final, você terá uma frase. Leve-a para a próxima conversa com o sponsor e veja o que ela abre.